Причина проверки:

Проверка исполнения архивного законодательства; проверка соблюдения правил комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в муниципальном архиве и администрации городского округа "город Каспийск"; приведение работы администрации городского округа "город Каспийск" по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле; проверка предупреждения и устранения нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (11 шт.):

• В нарушение Федеральных законов от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ликвидирован архивный отдел администрации городского округа "город Каспийск"
• Помещение под архивохранилище загружено более чем на 100%; требуется произвести ремонт пола архивохранилища
• Отсутствует правовой акт о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства, курирования направления соблюдения законодательства об архивном дела в соответствии с законодательством
• Номенклатура дел не внедрена в делопроизводство, основной учетный документ, служащий основой для составления описей дел и наведения государственного учета документов, а также инструментом систематизации, хранения и поиска документов, не используется по назначению
• Делопроизводство и порядок формирования дел не соответствуют установленным правилам (дела сформированы с нарушением предметно-хронологического принципа, в связи с чем необходимо их переформировать и подшить; документы ежегодно не подвергаются научно-технической обработке и государственному учету)
• Отсутствуют паспорта ВА
• Отсутствует комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных в установленном порядке
• Отсутствует дело фонда
• Отсутствуют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию
• Отсутствует историческая справка к фонду
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок, не заведены соответствующие дела

Выданные предписания:

• Определить статус муниципального архива , создав в соответствии с законодательством РФ муниципальный архив (либо как структурное подразделение, либо в виде муниципального учреждения) и укомплектовав нормативной штатной численностью
• Выделить дополнительно помещение под архивохранилище;произвести ремонт пола в архивохранилище
• Создать правовой акт о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства, курирования направления соблюдения законодательства об архивном дела в соответствии с законодательством, предусмотрев в должностных регламентах руководителей и специалистов всех рангов ответственность за делопроизводство, архив, формирование дел, наведение государственного учета, передачу документов в муниципальный архив и осуществление контроля в этом направлении
• Представить на согласование экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан номенклатуру дел, обеспечить соблюдение порядка формирования и учета дел в делопроизводстве и внедрить их в практическую деятельность
• Обеспечить соблюдение порядка формирования и учета дел в делопроизводстве; составить описи на дела свыше 10 лет хранения, согласовать экспертной комиссией
• Сформировать паспорт архива администрации городского округа "город Каспийск" (ведомственный архив) на 01.01. 2020 г.
• Восстановить комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, ранее согласованных и утвержденных ЭПК, в установленном порядке
• Сформировать дело фонда
• Организовать розыск актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)
• Составить историческую справку к фонду
• Обеспечить соблюдение порядка оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок (бухгалтерия, отдел кадров и права)