Причина проверки:

Проверка исполнения архивного законодательства;проверка соблюдения правил комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в муниципальном архиве и администрации муниципального района "Каякентский район"; приведение работы администрации муниципального района "Каякентский район"по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле;предупреждение и устранение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (11 шт.):

• Загруженность архивохранилища муниципального архива составляет более 100%, что делает невозможным дальнейшее комплектование МА документами Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях – источниках комплектования МА (около 700 ед.хр.)
• Не соблюдается противопожарный режим хранения архивных документов – на окнах установлены нераспашные металлические решетки
• Не соблюдается температурно-влажностный режим хранения архивных документов: - кондиционер установлен в непосредственной близости к архивным документам; - вплотную к архивным документам, вдоль стеллажей проложена отопительная труба. Прямое попадание воздушного потока из кондиционера на документы и тепловое воздействие от отопительной трубы создает угрозу сохранности архивных документов
• Инструкция по делопроизводству Администрации не согласована экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан
• Документы текущего делопроизводства Администрации сформированы с нарушением установленных правил (на делах не проставлены индексы по номенклатуре дел, заголовки дел не соответствуют номенклатуре дел)
• Распоряжения администрации с разными сроками хранения – по основной деятельности и по личному составу (в том числе распоряжения о предоставлении отпуска и командирования) формируются в одном деле и нумеруются в валовом порядке
• Не соблюдаются сроки ведомственного хранения, порядок проведения экспертизы ценности документов делопроизводства МА, передачи документов на хранение в МА
• Неполный состав документов государственного учета документов Архивного фонда РФ (основные обязательные и вспомогательные учетные документы), не соблюдается порядок их ведения
• В организациях – источниках комплектования МА сверх установленного срока ведомственного хранения сосредоточено около 700 ед.хр. за 1998-2015 гг., подлежащие передаче в МА
• Двери муниципального архива не опечатываются по окончанию рабочего дня
• Не ведется учет физического состояния архивных документов

Выданные предписания:

• Выделить дополнительно помещение под архивохранилище
• Принять меры по соблюдению противопожарного режима хранения архивных документов- установить распашные металлические решетки на окнах архивохранилища
• Принять меры по соблюдению температурно-влажностного режима хранения архивных документов: - переустановить кондиционер, исключив прямое попадание воздушного потока на архивные документы; - перенести отопительную трубу, исключив тепловое воздействие на архивные документы
• Представить на согласование ЭПК Министерства юстиции Республики Дагестан инструкцию по делопроизводству Администрации
• 1. Персоналу пищеблока филиала МБОУ «Большепанюшёвская СОШ» «Безголосовская СОШ», а именно: повару Белоусовой М.Н тщательно мыть руки с мылом перед началом работы, после посещения туалета, а также перед каждой сменой вида деятельности; работать в специальной чистой санитарной одежде, менять ее по мере загрязнения, 2. На пищеблоке филиала МБОУ «Большепанюшёвская СОШ» «Безголосовская СОШ» кассеты для хранения столовых приборов ежедневно подвергают обработке с применением моющих средств, последующим ополаскиванием и прокаливанием в духовом шкафу, 3. На пищеблоке филиала МБОУ «Большепанюшёвская СОШ» «Безголосовская СОШ» соблюдать правила мытья технологического оборудования (стол готовой продукции, окно раздачи) санитарную обработку технологического оборудования проводят ежедневно по мере его загрязнения и по окончании работы. Производственные столы в конце работы моют с использованием моющих и дезинфицирующих средств, промывают горячей водой температурой не ниже 45 C и насухо вытирают сухой чистой тканью, 4. На пищеблоке филиала МБОУ «Большепанюшёвская СОШ» «Безголосовская СОШ» соблюдать правила мытья разделочного инвентаря (доска «хлеб»), мытье разделочных досок и мелкого деревянного инвентаря производится горячей водой при температуре не ниже 45 C с добавлением моющих средств, ополаскивают горячей водой при температуре не ниже 65 C и ошпаривают кипятком, а затем просушивают на стеллажах на ребре. После обработки и просушивания разделочные доски хранить непосредственно на рабочих местах на ребре, 5. На пищеблоке МБОУ «Большепанюшёвская СОШ» не использовать кухонную посуду (пластиковый таз «сырые овощи») с трещинами, 6. На пищеблоке МБОУ «Большепанюшёвская СОШ» в моечной столовой посуды должна быть вывешена инструкция о правилах мытья посуды в соответствии с имеющимися моющим и дезинфицирующим средствами,
• Формировать распоряжения администрации по основной деятельности и по личному составу (в том числе распоряжения о предоставлении отпуска и командирования) в отдельные дела в соответствии со сроками хранения и с самостоятельной нумерацией
• Провести экспертизу ценности документов делопроизводства муниципального архива, передать документы на хранение в муниципальный архив
• Завести все основные обязательные и вспомогательные учетные документы государственного учета документов Архивного фонда РФ и обеспечить соблюдение порядка их ведения в соответствии с правилами
• Разработать перспективный план на 2021-2023 гг. по приему в МА документов, хранящихся в источниках комплектования сверх установленного срока ведомственного хранения
• Соблюдать порядок опечатывания двери муниципального архива по окончанию рабочего дня
• Завести картотеку учета физического состояния архивных документов