Причина проверки:

Проверка исполнения Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Республики Дагестан предписания Министерства юстиции Республики Дагестан № 05/05-30/1/19 от 25.07.2019 г.; приведение работы Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Республики Дагестан по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле

Выявленные нарушения (14 шт.):

• Отсутствует правовой акт о создании архива организации
• Согласованная ЭПК номенклатура дел на 2008-2011 г. устарела, но и данная номенклатура дел не внедрена в делопроизводство; основной учетный документ, служащий основой для составления описей дел и наведения государственного учета документов, а также инструментом систематизации, хранения и поиска документов, отсутствует
• Инструкция по делопроизводству отсутствует, делопроизводство и порядок формирования дел не соответствуют установленным правилам
• Стеллажное оборудование не соответствует требованиям (стеллажи в архиве смешанные с деревянными полками, полки не обработаны огнезащитным составом)
• Не соблюдаются температурно-влажностный и световой режим хранения документов (отсутствуют приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурно-влажностного режима, окна не затемнены)
• Отсутствуют основные учетные документы установленной формы
• Отсутствует комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных в установленном порядке
• Отсутствует дело фонда
• Не соблюдаются сроки и порядок проведения экспертизы ценности
• Отсутствует историческая справка к фонду
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов в части указания основания (фонд, опись, дело, лист)
• Отсутствуют правовой акт о создании и составе экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии далее-ЦЭК) Минстроя РД, положение об экспертной комиссии (ЦЭК) и протоколы ее заседаний
• Не соблюдаются сроки временного хранения документов АФ РФ и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный архив
• Не соблюдается порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный архив. Документы с истекшим сроком ведомственного хранения (более 500 дел постоянного хранения (управленческая документация) за 1986-2009 гг.) на постоянное хранение в ГКУ РД «Центральный государственный архив РД не переданы

Выданные предписания:

• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» на согласование ЭПК Министерства юстиции РД положение об архиве Минстроя РД
• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» номенклатуру дел для согласования ЭПК Минюста РД и внедрить ее в практическую деятельность
• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» инструкцию по делопроизводству для согласования ЭПК Минюста РД и внедрить ее в практическую деятельность
• Стеллажное оборудование обработать огнезащитным составом
• Обеспечить в ВА температурно-влажностный и световой режимы хранения документов, приобрести приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурно-влажностного режима
• Завести учетные документы установленной формы
• Восстановить комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, ранее согласованных и утвержденных ЭПК, в установленном порядке
• Сформировать дело фонда
• Провести экспертизу ценности, научно-техническую обработку и описание документов в структурных подразделениях и ВА и соответственно их передачу в ВА и ГКУ РД «ЦГА РД» (более 700 дел управленческого характера за 1986-2015 гг., 809 дел по личному составу со дня создания министерства по настоящее время, около 200 дел НТД за 1983-2012 гг..)
• Составить историческую справку к фонду
• Обеспечить установленный порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов в части указания основания (фонд, опись, дело, лист)
• Принять правовой акт о создании и составе центральной экспертной комиссии Минстроя РД, включив в нее в том числе представителей подведомственных Минстрою РД организаций, не являющихся источниками комплектования ГКУ РД «ЦГА РД», разработать положение о ней и формировать в установленном порядке ее протоколы
• Обеспечить порядок передачи документов АФ РФ и документов временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, в ВА, а также порядок содержания документы по личному составу уволенных работников
• Осуществить передачу документов с истекшим сроком ведомственного хранения (более 500 дел постоянного хранения (управленческая документация) за 1986-2009 гг.) на постоянное хранение в ГКУ РД «ЦГА РД»