Причина проверки:

Исполнение Администрацией муниципального района "Агульский район" предписания Министерства юстиции Республики Дагестан об устранении выявленных нарушений законодательства об архивном деле № 01/05-29/19/внепл./2 от 13 декабря 2019 г., выданного по результатам проверки, проведенной с 11 декабря 2019 г. по 13 декабря 2019 г. на основании приказа Министерства юстиции Республики Дагестан от 3 декабря 2019 г. № 154-ОД; приведение работы Администрации муниципального района "Агульский район" по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение срока исполнения гражданином и организацией ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований или наличие ходатайства гражданина и организации о проведении органом государственного контроля (надзора), муниципального контроля внеплановой выездной проверки в целях установления факта досрочного исполнения гражданином, организацией предписания органа государственного контроля (надзора), муниципального контроля.

Выявленные нарушения (14 шт.):

• Не создан в соответствии с законодательством РФ муниципальный архив (либо как структурное подразделение, либо в виде муниципального учреждения)
• Не создан архив Администрации муниципального района "Агульский район" , отсутствует правовой акт о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства, положение об архиве не согласовано ЭПК Министерства юстиции РД
• Не разработаны организационно-распорядительные документы о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование
• Не согласована ЭПК Министерства юстиции РД номенклатура дел и инструкция по делопроизводству
• Не проведена экспертиза ценности документов за 2006-2013 гг. хранящихся в Администрации муниципального района "Агульский район" сверх установленного срока ведомственного хранения и не переданы на хранение в МА документы Администрации муниципального района "Агульский район"
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок (бухгалтерия, управление делами)
• Не установлены в МА приборы кондиционирования воздуха и измерения температурно-влажностного режима
• Потолок не обработан огнезащитным составом
• Деревянный пол в архивохранилище не обработан огнезащитным составом или не приняты меры по его замене на плиточное покрытие
• Стеллажи установлены с нарушением нормативных требований, не пронумерованы, отсутствуют постеллажные топографические указатели
• Не проведена проверка наличия и физического состояния документов; не заведены установленные правилами учетные документы
• Не скорректирован Список №1 с учетом структурно-функциональных изменений Администрации, подведомственных ей организаций, других учреждений, предприятий-источников комплектования МА
• Наблюдательные дела сформированы с нарушение правил
• Не согласована с ЭПК Министерства юстиции РД номенклатура дел МА

Выданные предписания:

• Создать в соответствии с законодательством РФ муниципальный архив (либо как структурное подразделение, либо в виде муниципального учреждения
• Создать архив Администрации муниципального района "Агульский район", правовой акт о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства и представить на согласование ЭПК Министерства юстиции положение об архиве
• Разработать организационно-распорядительные документы о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование
• Согласовать с ЭПК Министерства юстиции РД номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству, обеспечить соблюдения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве
• Провести экспертизу ценности документов за 2006-2013 гг. хранящихся в Администрации сверх установленного срока ведомственного хранения и передать на хранение в МА
• Обеспечить соблюдение порядка оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок (бухгалтерия, управление делами)
• Установить в МА приборы кондиционирования воздуха и измерения температурно-влажностного режима
• Обработать потолок огнезащитным составом
• Обработать деревянный пол в архивохранилище огнезащитным составом или принять меры по его замене на плиточное покрытие
• Установить стеллажи с соблюдением нормативных требований, пронумеровать их, разместить на них постеллажные топографические указатели
• Провести проверку наличия и физического состояния документов, завести все установленные правилами учетные документы
• Скорректировать Список №1 с учетом структурно-функциональных изменений Администрации, подведомственных ей организаций, других учреждений, предприятий-источников комплектования МА
• Формировать наблюдательные дела в соответствии с правилами, наполнить их недостающими документами
• Согласовать с ЭПК Министерства юстиции РД номенклатуру дел МА