Причина проверки:

Исполнение Администрацией муниципального района "Тляратинский район" предписания Министерства юстиции Республики Дагестан об устранении выявленных нарушений законодательства об архивном деле № 07/05-29/19/2 от 18 октября 2019 г., выданного по результатам проверки, проведенной с 16 октября 2019 г. по 18 октября 2019 г. на основании приказа Министерства юстиции Республики Дагестан от 24 сентября 2019 г. № 123-ОД; приведение работы Администрации муниципального района "Тляратинский район" по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение срока исполнения гражданином и организацией ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований или наличие ходатайства гражданина и организации о проведении органом государственного контроля (надзора), муниципального контроля внеплановой выездной проверки в целях установления факта досрочного исполнения гражданином, организацией предписания органа государственного контроля (надзора), муниципального контроля.

Выявленные нарушения (5 шт.):

• Не соблюдается противопожарный режим хранения: - потолки архивохранилищ обшиты фанерой, не обработаны огнезащитным составом; - деревянные полки смешанных стеллажей не обработаны огнезащитным составом; - в подвальном помещении под архивохранилищем размещена котельная, что является источником выделения агрессивных химических веществ (все документы покрыты копотью)
• Отсутствуют справки, акты, книги учета, карточки по результатам проведения проверки наличия и состояния архивных документов и организации розыска необнаруженных документов. Не ведется учет физического и технического состояния документов. В хранилище содержатся документы (80%) с неудовлетворительным физическим состоянием (ветхие), на содержание в МА и обеспечение сохранности которых с 2006 из республиканского фонда компенсаций выделяются средства
• Отсутствует журнал учета документов, относящихся к государственной собственности Республики Дагестан, временно хранящихся в муниципальном архиве
• Не ведется работа по уточнению Списка организаций – источников комплектования МА, не учтены структурно-штатные изменения как Администрации, так и источников комплектования за 2014-2018 гг.
• Из-за несоблюдения правил экспертизы ценности документов структурными подразделениями Администрации, другими источниками комплектования МА нарушен порядок приема архивных документов от организаций, а также порядок взаимодействия с источниками комплектования

Выданные предписания:

• Обеспечить противопожарный режим хранения документов: - потолок архивохранилища обработать огнезащитным составом; - деревянные полки смешанных стеллажей обработать огнезащитным составом; -устранить причины проникновения в архивохранилище агрессивных химических выделений
• Провести проверку наличия и физического состояния документов, завести все установленные правилами учетные документы
• Завести журнал учета документов, относящихся к государственной собственности Республики Дагестан, временно хранящихся в МА, заполняя его по ходу проведения проверки наличия и мере комплектования МА документами республиканской собственности, включить журнал в номенклатуру дел МА
• Подготовить предложения к рассмотрению ЭПК по уточнению Списка организаций – источников комплектования МА с учетом структурно-штатных изменений, как Администрации, так и источников комплектования МА за 2014-2019 гг.
• Осуществить прием документов за 2005-2014 гг., хранящихся сверх установленного ведомственного срока в следующих структурных подразделения Администрации, являющихся источниками комплектования МА (управление сельского хозяйства, комитет по экономике и имущественным отношениям, финансовое управление, управление культуры, отдел архитектуры, строительства и ЖКХ, отдел по физической культуре и спорту, отдел по молодежной политике и туризму)