Причина проверки:

Целью проверки является проверка исполнения Минстроем РД предписания Министерства юстиции Республики Дагестан 050530192020внепл2 от 20 февраля 2020 г выданного Минстрою РД по результатам проверки проведенной с 18 февраля 2020 г по 20 февраля 2020 г на основании приказа Министерства юстиции Республики Дагестан от 6 февраля 2020 г 16ОД задачей проверки является приведение работы учреждения по комплектованию учету хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле предметом проверки является проверка исполнения Минстроем РД предписания Министерства юстиции Республики Дагестан 050530192020внепл2 от 20 февраля 2020 г

Выявленные нарушения (14 шт.):

• Отсутствует правовой акт о создании архива организации
• Согласованная ЭПК номенклатура дел на 20082011 г устарела но и данная номенклатура дел не внедрена в делопроизводство основной учетный документ служащий основой для составления описей дел и наведения государственного учета документов а также инструментом систематизации хранения и поиска документов отсутствует Объем крайние даты категорию по срокам хранения направлениям деятельности структуру дел не представляется возможным определить Законченные делопроизводством дела постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения в том числе по личному составу не сформированы в установленном порядке не подшиты на них не сформированы архивные описи
• Инструкция по делопроизводству отсутствует Делопроизводство и порядок формирования дел не соответствуют установленным правилам дела протоколы приказы по основной деятельности и по личному составу сформированы с нарушением предметнохронологического принципа
• Стеллажное оборудование не соответствует требованиям стеллажи в архиве смешанные с деревянными полками полки не обработаны огнезащитным составом
• Не соблюдаются температурновлажностный и световой режим хранения документов отсутствуют приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурновлажностного режима окна не затемнены
• Отсутствуют основные учетные документы установленной формы
• Отсутствует комплектность описей дел на архивные документы постоянного временного свыше 10 лет сроков хранения по личному составу согласованных и утвержденных в установленном порядке хотя документы министерства по 1985 г по утвержденным экспертнопроверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа в области архивного дела РД приняты на государственное хранение
• Отсутствует дело фонда
• Не соблюдаются сроки и порядок проведения экспертизы ценности Ежегодно не проводятся экспертиза ценности научнотехническая обработка и описание документов в структурных подразделениях и их передача в ВА Не внесенными в описи не включенные в государственный учет числится следующий объем документов более 700 дел управленческого характера за 19862015 гг 809 дел по личному составу со дня создания министерства по настоящее время около 200 дел НТД за 19832012 гг Кроме того в ВА хранится около 300 дел НТД за 19842011 гг ликвидированной подведомственной организации «Дагжилкоммунпроект»
• Отсутствует историческая справка к фонду
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок выписок и копий архивных документов в части указания основания фонд опись дело лист
• Отсутствуют правовой акт о создании и составе экспертной комиссии центральной экспертной комиссии далееЦЭК Минстроя РД положение об экспертной комиссии ЦЭК и протоколы ее заседаний
• Не соблюдаются сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный архив Документы Архивного фонда РФ и документы временных сроков хранения свыше 10 лет в том числе по личному составу подлежат передаче в ВА не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве а документы по личному составу уволенных работников по истечении 10 лет со дня увольнения
• Не соблюдается порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный архив Документы с истекшим сроком ведомственного хранения более 500 дел постоянного хранения управленческая документация за 19862009 гг на постоянное хранение в ГКУ РД «Центральный государственный архив РД не переданы точное количество дел установить не представляется возможным примерный расчет произведен исходя из ежегодного документооборота

Выданные предписания:

• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» на согласование ЭПК Министерства юстиции РД положение об архиве Минстроя РД
• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» номенклатуру дел для согласования ЭПК Минюста РД и внедрить ее в практическую деятельность
• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» инструкцию по делопроизводству для согласования ЭПК Минюста РД и внедрить ее в практическую деятельность
• Стеллажное оборудование обработать огнезащитным составом
• Обеспечить в ВА температурновлажностный и световой режимы хранения документов приобрести приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурновлажностного режима
• Завести учетные документы установленной формы
• Восстановить комплектность описей дел на архивные документы постоянного временного свыше 10 лет сроков хранения по личному составу ранее согласованных и утвержденных ЭПК в установленном порядке
• Сформировать дело фонда
• Провести экспертизу ценности научнотехническую обработку и описание документов в структурных подразделениях и ВА и соответственно их передачу в ВА и ГКУ РД «ЦГА РД» более 700 дел управленческого характера за 19862015 гг 809 дел по личному составу со дня создания министерства по настоящее время около 200 дел НТД за 19832012 гг
• Составить историческую справку к фонду
• Обеспечить установленный порядок оформления архивных справок выписок и копий архивных документов в части указания основания фонд опись дело лист
• Принять правовой акт о создании и составе центральной экспертной комиссии Минстроя РД включив в нее в том числе представителей подведомственных Минстрою РД организаций не являющихся источниками комплектования ГКУ РД «ЦГА РД» разработать положение о ней и формировать в установленном порядке ее протоколы
• Обеспечить порядок передачи документов Архивного фонда РФ и документов временных сроков хранения свыше 10 лет в том числе по личному составу в ВА а также порядок содержания документы по личному составу уволенных работников
• Осуществить передачу документов с истекшим сроком ведомственного хранения более 500 дел постоянного хранения управленческая документация за 19862009 гг на постоянное хранение в ГКУ РД «ЦГА РД»