Причина проверки:

Проверка исполнения архивного законодательства проверка соблюдения правил комплектования учета хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации образовавшихся в процессе деятельности ГБУ РД Редакция газеты Дагестанская правдаприведение работы ГБУ РД Редакция газеты Дагестанская правдапо комплектованию учету хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле предупреждение и устранение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Федеральный закон Об архивном деле в РФ от 22102004 г 125ФЗ

Выявленные нарушения (13 шт.):

• 1Отсутствуют правовой акт о создании архива организации далее ВА положение о ВА правовой акт о возложении функции контроля за работой ВА правовой акт о возложении функции контроля за текущим делопроизводством и ведении текущего делопроизводства В отсутствие персонально ответственного за ВА документально не урегулирован вопрос доступа к архивным документам допущено нарушение в хранении размещении документов структурных подразделений в связи с чем размыта ответственность должностных лиц за формирование документов текущего делопроизводства обеспечение сохранности управленческой документации и документов по личному составуОтсутствует единый контрольный организационнораспорядительный документ о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации а также их учет комплектование и использование передачу на постоянное хранение в государственный архив в тч документов по личному составу Приказом от 02022021 г 33 ОД «О назначении ответственного за делопроизводство и архив» весь спектр работы с документами не охвачен Систематическая работа по организации прописанного законодательством за государственной организацией архивного дела в Учреждении не ведетсяВ положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях руководителей и специалистов соответственно не прописана ответственность за обеспечение сохранности архивных документов и документов АФ РФ и документов по личному составу а также их учету комплектованию и использованию передаче как в ВА так и на постоянное хранение в государственный архив Нет документа возлагающего такие контрольные функции на заместителя министра курирование Приказом учреждения от 01032017г 52 ОД об определении курируемых направлений заместителей руководителя ни за одним из трех заместителей контрольные функции по делопроизводству и ВА не возложеныСтатьи 5 1317 192123 Федерального закона от 22102004 г 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Пункты 131415 29 210 Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утверждённых приказом Министерства культуры РФ от 31032015 г 526 далее Правила от 31032015 г 526Приказ Федерального архивного агентства от 11042018 г 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»
• 2Помещение под ВА соответствующее нормативному режиму хранения архивных документов отсутствует Документы постоянного хранения и по личному составу ранних лет размещены в складском помещении Газетножурнального комплекса в которое имеется доступ также у иных должностных лиц других учреждений расположенных в данном здании Шкафы в которых размещены документы Учреждения не запираются на ключ Большая часть документов подшивки контрольных экземпляров также частично не переплетенные и в ветхом состоянии размещены на не защищенных от светопроникновения стеллажах
• 3 Согласованная экспертно проверочной комиссией Министерства юстиции РД далее ЭПК номенклатура дел на 20182022 гг как основной учетный документ служащий основой для составления описей дел и наведения государственного учета документов а также инструментом систематизации хранения и поиска документов не внедрена в делопроизводство Документы соответствующие направлениям прописанным Уставом документы по редакционной деятельности а также документы предусмотренные нормативными актами по делопроизводству и архивному делу Перечнем 2019 и решением ЭПК от 1997 в настоящей номенклатуре дел отсутствуют об оказании госуслуг о выполнении госзаданий об отчетности о результатах деятельности и об использовании закрепленного за Учреждением госимущества РД и об использовании закрепленного за ним госимущества РД положения о коллегиальныхконсультативных контрольных органах редакции редколлегии совете дирекции идр планы и отчеты финансовохозяйственной деятельности Учреждения протоколы совещательных органов Учреждения дирекция редколлегия фотофоновидеодокументы поистории редакции программы планы научной производственной хозяйственной и социальной деятельности о проведенных в отношении Учреждения контрольных мероприятиях и их результатах переписка с учредителем и другими заинтересованными юридическими и физическими лицами основной документ продукт профильной деятельности Учреждения подшивки контрольных экземпляров газет которые поставленными на госучет документов Архивного фонда РФ должны в одном экземпляре храниться в Учреждении в одном экземпляре в справочноинформационном центре государственного архива отчеты о творческихкомандировках сотрудников газеты авторские рукописиопубликованных работ с правкойавтора и редактора авторские рукописинеопубликованных работ художественные и графическиеиллюстрации к рукописямнегативы и позитивыфотодокументов образцы рекламных публикаций документы о проведениичитательских конференций участии вконкурсах смотрах конференцияхпротоколы списки программыположения информации статьи идр документы списки каталогизаявки отчеты переписка обоформлении годовой подписки нагазету документы информации справкисообщения и др подготовленныедля размещения на Интернетсайте договоры контракты соглашенияо размещении и выпуске рекламы обзоры читательских писем письма постоянных корреспондентов деятелей культуры наукичитателей творческого характера письма читателей с отзывами наматериалы опубликованные вгазете переписка с авторамикорреспондентами о доработкерукописей книга регистрации писеми поступившихавторских рукописей акты приемапередачи иприложения к ним составленныепри смене главногоредактора акты приемапередачи иприложения к ним составленныепри смене должностныхответственных и материальноответственных лицПо данной номенклатуре дел объем крайние даты категорию по срокам хранения направлениям деятельности дел не представляется возможным определить Законченные делопроизводством дела постоянного и временных свыше 10лет сроков хранения в том числе по личному составу не сформированы в установленном порядке на них не сформированы архивные описи Специалисты Учреждения в неведении о количестве категории крайних датах документов бессистемно россыпью хранящихся в шкафах в их рабочих кабинетах и в складском помещении на 4 этаже
• 4 Инструкция по делопроизводству отсутствует Делопроизводство и порядок формирования дел не соответствуют установленным правилам дела протоколы приказы по основной деятельности и по личному составу сформированы с нарушением предметнохронологического принципа в связи с чем необходимо их переформировать и перешить документы ежегодно не подвергаются научнотехнической обработке и государственному учету переписка ведется с нарушением установленных правил не соблюдаются установленные параметры полей и межстрочных отступов и интервалов не соблюдаются правила размещения реквизитов отсутствуют данные об исполнителе письма в текстах писем не отражаются приложения по номерам и экземплярности и не оформляются приложения с соответствующей нумерацией не ведутся записи по истории его исполнения и не проставляется отметка о его исполнении с указанием индекса дела по номенклатуре дел Нарушены правила формирования приказов постоянного хранения и по личному составу практикуется оформление приказов с дробной нумерацией и буквенными символами в номерах в приказе не оформляется заголовок о чем проекты приказов с соответствующими реквизитами о согласовании и ознакомлении не оформляются
• 5Противопожарный режим в отношении документов не соблюдается в складском помещении отсутствуют пожарная сигнализация первичные средства пожаротушения и журналы их учета таблички об ответственных за противопожарное состояние технически укрепленные двери Инструкцией Учреждения о мерах пожарной безопасности от 01032017г 51ОД не предусмотрена эвакуация документов при пожаре6Не соблюдаются температурновлажностный и световой режим хранения документов в складском помещении где размещены архивные документы Учреждения отсутствуют приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурновлажностного режима окна не затемнены
• 7Отсутствует паспорт архива с пояснительной запиской к последней паспортизации по состоянию на 01122020г В последний раз представлен паспорт без пояснительной записки по состоянию на 01122015г тогда как по Регламенту 1997 организациям источникам комплектования государственного архива положено ежегодное представление паспорта в государственный архив
• 8Отсутствуют основные учетные документы установленной формы9Отсутствует комплектность согласованных и утвержденных в установленном порядке описей дел на архивные документы постоянного временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу 10Отсутствует дело фонда
• 11Не соблюдаются сроки и порядок проведения экспертизы ценности Ежегодно не проводятся экспертиза ценности научнотехническая обработка и описание документов и их передача в ВА В нарушение архивного законодательства без проведения экспертизы ценности и описания документов постоянного и долговременного хранения по акту от 31072014г уничтожено 533 дела за 19912007 годы тогда как в соответствии с правилами уничтожение документов допускается по факту утверждениясогласования ЭПК документов постоянного и долговременного хранения а акты на уничтожение документов Учреждения согласоваться ЭК
• 12Отсутствует историческая справка к фонду
• 13Отсутствуют правовой акт о создании и составе экспертной комиссии ЭК положение об ЭК и протоколы ее заседаний приказ Учреждения от 28012002 7 1 требует актуализации в связи с новыми архивными правилами и нормативами а также в связи с кадровыми изменениями Учреждения
• 14Учет использования архивных документов ведется частично книга регистрации поступающих запросов от уволенных работников и выдачи справок не ведется15Не соблюдается порядок оформления архивных справок выписок и копий архивных документов в части указания основания фонд опись дело лист
• 16Не соблюдаются сроки временного хранения документов АФ РФ и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный архив Документы АФ РФ и документы временных сроков хранения свыше 10 лет в том числе по личному составу подлежат передаче в ВА не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве а документы по личному составу уволенных работников по истечении 10 лет со дня увольнения
• 17Не соблюдается порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный архив Документы с истекшим сроком ведомственного хранения более 300 дел управленческой документации за 19912010 гг на постоянное хранение в ГКУ РД «Центральный государственный архив РД» не переданы точное количество дел установить не представляется возможным примерный расчет произведен исходя из ежегодного документооборота

Выданные предписания:

• разработать правовой акт о создании архива организации ведомственный архив далее ВАразработать положение о ВА представить на согласование экспертнопроверочной комиссии Минюста РД далее ЭПКсоздать акт о возложении функции контроля за работой ВА и текущее делопроизводство курирование заместителем руководителясоздать акт о закреплении за должностным лицом функции контроля за ведением текущего делопроизводства и работой ВАпрописать в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях специалистов Учреждения ответственность за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации а также их учет комплектование и использование за передачу на временное хранение с описями в ВА и на постоянное хранение в государственный архив в тч документов по личному составу
• Выделить под ВА помещение соответствующее нормативному режиму хранения архивных документов
• Переработать номенклатуру дел в соответствии с Уставом Перечнем 2019 Инструкцией 2018 и представить на согласование ЭПК
• Разработать инструкцию по делопроизводству и представить на согласование ЭПК
• Обеспечить в помещении ВА противопожарный температурновлажностный и световой режимы хранения документов
• Составить паспорт архива и пояснительную записку к паспорту по состоянию на 01122020г и представить в ГКУ РД «ЦГА РД»
• Укомплектовать дело фонда
• провести экспертизу ценности и научнотехническую экспертизу документов за 19912020гг составить на них описи согласовать их на ЭКописи на документы постоянного хранения и по личному составу за 19912011гг передать на утверждениесогласование ЭПК
• Составить историческую справку к фонду
• Создать экспертную комиссию ЭК разработать положение об ЭК и представить на согласование ЭПК
• Завести книгу регистрации поступающих запросов от уволенных работников и выдачи справок
• Обеспечить соблюдение сроков передачи документов в ВА
• Обеспечить передачу документов управленческого характера за 19912011гг на постоянное хранение в ГКУ РД «Центральный государственный архив РД»