Причина проверки:

Проверка исполнения архивного законодательства проверка соблюдения правил комплектования учета хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации образовавшихся в процессе деятельности Государственного бюджетного образовательного учреждения Республики Дагестан Автомобильнодорожный колледжзадачей проверки является приведение работы Государственного бюджетного образовательного учреждения Республики Дагестан Автомобильнодорожный колледж по комплектованию учету хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле предметом проверки предупреждение и устранение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Федеральный закон Об архивном деле в РФ от 22102004 г 125ФЗ

Выявленные нарушения (16 шт.):

• Отсутствуют правовой акт о создании архива организации далее ВА положение о ВА правовой акт о возложении функции контроля за работой ВА правовой акт о возложении функции контроля за текущим делопроизводством должностная инструкция архивариуса не соответствует примерному положению о ВА утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года 43 и условиям расположения ВА его комплектования В структуре Учреждения не определено структурное подразделение ответственное за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации общий отделканцелярия а также их учет комплектование и использование передачу на постоянное хранение в государственный архив в тч документов по личному составу Отсутствует также единый контрольный организационнораспорядительный документ о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации а также их учет комплектование и использование передачу на постоянное хранение в государственный архив в тч документов по личному составу охватывающий весь спектр работы с документами Систематическая работа за государственной организацией архивного дела в Учреждении прописанного законодательством не ведетсяВ положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях руководителей и специалистов соответственно не прописана ответственность за обеспечение сохранности архивных документов и документов АФ РФ и документов по личному составу а также их учету комплектованию и использованию передаче как в ВА так и на постоянное хранение в государственный архив Нет документа возлагающего такие контрольные функции на заместителя директора курирование Отсутствует приказ Учреждения о закреплении курируемых направлений в частности архивного дела за заместителями директора
• Помещение ВА не соответствует нормативным режимам хранения архивных документов пожароохранный температурновлажностный световой санитарногигиенический Документы по личному составу за 19321999 гг размещенные в одном из архивохранилищ поражены плесенью Помещение не проветривается в нем отмечается высокая степень влажности затхлостиВторое архивохранилище где размещены документы по личному составу за 19512021 гг также сырое непроветриваемое
• Номенклатура дел на 201202024 гг не согласована экспертно проверочной комиссией Министерства юстиции РД далее ЭПК Номенклатура дел как основной учетный документ служащий основой для составления описей дел и наведения государственного учета документов а также инструментом систематизации хранения и поиска документов не внедрена в делопроизводство
• Инструкция по делопроизводству отсутствует Представленный в распоряжение проверяющих проект инструкции по делопроизводству не соответствует установленным требованиям не разработан применительно к условиям ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж Делопроизводство и порядок формирования дел не соответствуют установленным правилам дела приказы по основной деятельности и по личному составу сформированы с нарушением предметнохронологического принципа в связи с чем необходимо их переформировать и перешить документы ежегодно не подвергаются научнотехнической обработке и государственному учету
• Противопожарный режим в отношении документов не соблюдается установленная пожароохранная сигнализация не функционирует журнал учета первичных средств пожаротушения таблички об ответственных за противопожарное состояние технически укрепленные двери отсутствует Схемой эвакуации при пожаре ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж не предусмотрена эвакуация документов при пожаре
• Не соблюдаются температурновлажностный и световой режим хранения документов в помещении ВА где размещены архивные документы Учреждения отсутствуют приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурновлажностного режима окна не затемнены
• Отсутствует паспорт архива с пояснительной запиской к последней паспортизации по состоянию на 01122020г
• Отсутствует дело фонда
• Не соблюдаются сроки и порядок проведения экспертизы ценности Ежегодно не проводятся экспертиза ценности научнотехническая обработка и описание документов и их передача в ВА
• В структурных подразделениях у должностных лиц и в ВА ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж отсутствуют документы управленческого характера за 19942012 гг Однако в установленном порядке розыск документов не осуществлен соответственно отсутствуют акты об утрате и организации розыска
• Созданная приказом ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж от 10 февраля 2020 г 28 экспертная комиссия ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж в установленном порядке свою работу не осуществляет положение об ЭК не согласовано ЭПК Министерства юстиции Республики Дагестан отсутствуют протоколы ее заседаний ЭК не контролируется состояние делопроизводства Учреждения
• Отсутствует историческая справка к фонду
• Учет использования архивных документов ведется частично книга регистрации поступающих запросов от уволенных работников и выдачи справок ведется в то же время заявитель не подписывается о получении архивной справки запросы заявителей и копии архивных справок не сформированы в самостоятельное дело в пределах делопроизводственного года
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок выписок и копий архивных документов в части указания основания фонд опись дело лист
• Не соблюдаются сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный архив
• Не соблюдается порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный архив Документы с истекшим сроком ведомственного хранения более 150 дел управленческой документации за 19942010 гг на постоянное хранение в ГКУ РД «Центральный государственный архив РД» не переданы

Выданные предписания:

• Разработать возобновить правовой акт о создании архива организации ведомственный архив далее ВА разработать положение о ВА представить на согласование экспертнопроверочной комиссии Минюста РД далее ЭПК в соответствии с примерным положением об ЭК Росархив 2018 создать акт о возложении функции контроля за работой ВА и текущее делопроизводство курирование заместителем руководителя создать акт о закреплении за должностным лицом функции контроля за ведением текущего делопроизводства или закрепить функции контроля за организацией делопроизводства на специализированное структурное подразделение общий отдел канцелярия прописать в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях специалистов Учреждения ответственность за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации а также их учет комплектование и использование за передачу на временное хранение с описями в ВА и на постоянное хранение в государственный архив в тч документов по личному составу
• Выделить под ВА помещение соответствующее нормативным режимам хранения архивных документов оснастить архивохранилище специальным оборудованием для хранения документов и приборами для измерения температурновлажностного режимаВ схеме эвакуации при пожаре Учреждения предусмотреть и эвакуацию документовПринять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов подвергшихся плесени до окончания работы по дезинфекции и дезинсекции документов содержащихся в обоих хранилищах и исключения фактора их заплесневелости и сырости содержать в изоляции документы каждого из архивохранилищ
• Разработать номенклатуру дел в соответствии с Уставом Перечнем 2019 Инструкцией 2018 и представить на согласование ЭПК предусмотрев в ней все учетные отчетные документы ВА
• Разработать инструкцию по делопроизводству и представить на согласование ЭПК осуществить ведение делопроизводства всех структурных подразделений ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж в соответствии Инструкции 2018
• Оснастить архивохранилище специальным оборудованием для хранения документов и приборами для измерения температурновлажностного режима В схеме эвакуации при пожаре ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж предусмотреть и эвакуацию документов
• Оснастить архивохранилище специальным оборудованием для хранения документов и приборами для измерения температурновлажностного режима
• Составить паспорт архива и пояснительную записку к паспорту по состоянию на 01122021 г и представить в ГКУ РД «ЦГА РД»
• Укомплектовать дело фонда
• Провести экспертизу ценности и научнотехническую экспертизу документов за 19942020 гг составить на них описи дел согласовать их на ЭК осуществив разделение приказов по основной деятельности и приказов по личному составу по 2011г описи на документы постоянного хранения и по личному составу за 19942010 гг передать на утверждениесогласование ЭПК
• Объявить розыск документов ГБПОУ РД Автомобильнодорожный колледж управленческого характера за 19942012 гг составить акты об утрате и организации розыска
• Представить на согласование ЭПК Министерства юстиции Республики Дагестан положение об ЭК
• Составить историческую справку к фонду
• Завести книги регистрации поступающих запросов от уволенных работников и выдачи справок отдел кадров бухгалтерия
• Завести дела с запросами заявителей и копиями выданных архивных справок отдел кадров бухгалтерия ВА
• Обеспечить соблюдение сроков передачи документов в ВА
• Обеспечить передачу документов управленческого характера за 19942011гг на постоянное хранение в ГКУ РД «Центральный государственный архив РД»