Причина проверки:

Соблюдение законодательства об архивном деле Федеральный закон об архивном деле в РФ от 22102004г 125 ФЗзадачей настоящей проверки является приведение работы администрации муниципального района Гергебильский район по комплектованию учету хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле предметом настоящей проверки является предупреждение и устранение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

ч 23 ст 77 Федерального закона от 06102003 131ФЗ Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации

Выявленные нарушения (6 шт.):

• По состоянию на 01012020 г загруженность архивохранилища муниципального архива составляет более 100 что делает невозможным дальнейшее комплектование МА документами Архивного фонда Российской Федерации хранящихся в организациях источниках комплектования МА около 500 едхр
• Номенклатура дел администрации МР Гергебильский район согласованная экспертнопроверочной комиссией Минюста РД в 2018 г разработана по отмененному Перечню типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения 2010 г
• Инструкция по делопроизводству Администрации согласованная экспертнопроверочной комиссией Минюста РД в 2018 г разработана в соответствии с отмененными Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г
• Включенные в согласованную опись дел по личному составу протокол ЭПК Минюста РД от 05062015 г 4 дела 21 22 за 2007 2008 гг Распоряжения главы администрации МО «Гергебильский район» по личному составу в наличии не оказались
• Включенные в согласованные описи дел по личному составу протоколы ЭПК от 03062011 г 4 от 05062015 г 4 дело 22 Расчетноплатёжные ведомости на выдачу заработной платы за 20072012 гг в наличии не оказалось по факту имеется аналогичное дело за 20062011 гг Дела 13 за 2001 г 14 за 2002 г 15 за 2003 г 16 за 2004 г 18 за 2005г 20 за 2006 г в наличии также не оказались по факту дела за эти годы сформированы в одно дело Все дела включенные в указанные описи и соответственно поставленные на государственный учет не прошиты не пронумерованы отсутствуют листызаверители не оформлена обложка дела
• Не соблюдаются порядок проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации документы оконченного делопроизводства за 20132020 гг не сформированы в дела за каждый год не прошиты не пронумерованы отсутствуют листызаверители не оформлена обложка дела

Выданные предписания:

• Выделить дополнительное помещение под архивохранилище обеспечив возможность дальнейшего комплектования муниципального архива документами организаций источников комплектования МА
• Номенклатуру дел Администрации разработать в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения утвержденным приказом Росархива от 20122019 236 и согласовать на экспертнопроверочной комиссии Минюста РД
• Инструкцию по делопроизводству Администрации разработать в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах органах местного самоуправления утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г 71 и согласовать на экспертнопроверочной комиссии Минюста РД
• Провести розыск документов дела 21 22 за 2007 2008 гг включенных в согласованную опись дел по личному составу протокол ЭПК Минюста РД от 05062015 г 4 и передать их в ведомственный архив Администрации
• Установить фактическое наличиеотсутствие расчетноплатёжных ведомостей на выдачу заработной платы за 19942012 гг включенных в согласованную опись дел по личному составу 2 При необходимости провести переработку описиПровести научнотехническую обработку всех дел включенных в указанную опись
• Провести экспертизу ценности документов в структурных подразделениях Администрации за 20132020 гг