Причина проверки:

Государственный контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела Статья 16 Федерального закона от 22102004 125ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (1 шт.):

• входная дверь в архивохранилище деревянная и не опечатывается п220 отсутствуют контрольноизмерительные приборы термогигрометр что не позволяет осуществлять контроль за соблюдением температурновлажностного режима хранения документов п226 Правил санитарногигиенический режим хранения в помещении архива не соблюдается на момент проверки помещение не убрано и не проводилась влажная уборка и обеспыливание документов п227 на момент проверки журнал регистрации температуры и влажности воздуха в архивохранилище отсутствовал п226 для определения места хранения документов в архивохранилище на стеллажах отсутствуют топографические указатели п237Правилдела в архивохранилище размещаются в беспорядочном состоянии п234Правил документы не закартонированы п235 Правилстеллажи и полки не пронумерованы п236Правил не ведутся основные обязательные и вспомогательные учетные документы п35 Правил книга учета поступления и выбытия дел п36Правилне прошли согласование с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела инструкция по делопроизводству приказ Министерства от 19 июля 2018 г 90п раздел 4 пункт 418 Правил положение об архиве Министерства и постоянно действующей Экспертной комиссии ЭК Министерства от 07 ноября 2018 г приказ 145п приказ 227п от 18 декабря 2020 приказ о внесении изменений в приказ 07 ноября 2018 г приказ 145п о составе постоянно действующей экспертной комиссии и положение п418Правил заседания ЭК Министерства не проводились соответственно отсутствуют протоколы и решения комиссии Таким образом отсутствие протоколов и решений затрудняет оценку ее деятельности Представленные номенклатуры дел без указания даты месяца и года а также не согласованы с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия сфере архивного дела в связи с выходом нового перечня необходимо внести изменения приказ Росархива от 20 декабря 2019 г 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения»

Нарушенный правовой акт:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Федеральный закон от 6 октября 1999 г 184ФЗ «Об общих принципах организации законодательных представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г 19 «Об утверждении Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках организациях Российской академии наук» Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г 526 «Об утверждении Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» Закон Республики Калмыкия от 29 июня 2010 г 195IVЗ «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия» постановление Правительства Республики Калмыкия от 29 декабря 2007 г 487 «Об утверждении Положения об Аппарате Правительства Республики Калмыкия»Административный регламент Аппарата Правительства Республики Калмыкия по исполнению государственной функции «Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Калмыкия» утверждённый приказом Аппарата Правительства Республики Калмыкия от 22 марта 2017 г 57п

Выданные предписания:

• По результатам плановой выездной проверки составлен акт проверки 1 от 26 марта 2021 г и выявлены следующие нарушения обязательных требований установленных нормативными актами и Правилами организации хранения комплектования учета и использования документов архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом министерства культуры РФ от 31032015 526 далееПравила В целях устранения выявленных в ходе проверки нарушений необходимо выполнить следующие мероприятия Дверь в архивохранилища деревянная и не опечатываетсяОтсутствуют контрольноизмерительный прибор термогигрометр что не позволяет осуществлять контроль за соблюдением температурновлажностного режима хранения документов показания контрольноизмерительных приборов не фиксируются в регистрационном журналеСанитарногигиенический режим хранения в помещение архива не соблюдается не проводится систематические влажные уборки и обеспыливание документов полок стеллажей архивохранилище и рабочей комнатыДокументы постоянного хранения размещены на стеллажах без коробов и связок картонирование архивных документов не ведетсяСтеллажи и полки не пронумерованыДля определения места хранения документов в архивохранилище на стеллажах отсутствуют топографические указателиНе ведется учет всех документов включая документы постоянного срока хранения и по личному составу часть документов хранятся в шкафах у специалистов министерстваНа архивных документах не указан архивный шифр и номер делаНе прошли экспертизу ценности документов и не представлены описи документовНе согласованы с уполномоченным органом в области архивного дела номенклатура дел за 2018г положение об ведомственном архиве Выборочная проверка показала фактического наличия дел хранящихся в организации показала что на документах постоянного срока хранения и по личному составу не указаны наименование организации и ее непосредственная подчиненность наименование структурного подразделения индекс дела заголовок дела крайние даты количество листов сроки хранения архивный шифрПриказы и личные дела не прошиты нумерация листов не соответствует листу заверителю