Причина проверки:

Государственный контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела Статья 16 Федерального закона от 22102004 125ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (1 шт.):

• Архивохранилище не имеет естественную вентиляцию обеспечивающую циркуляцию воздуха нарушен температурновлажностный режим Раздел 2 п219 входная дверь в архивохранилище деревянная и не опечатывается п220 для определения места хранения документов в архивохранилище на стеллажах отсутствуют топографические указатели п237Правил дела в архивохранилище размещаются в беспорядочном состоянии п234Правилстеллажи и полки не пронумерованы п236Правил при визуальном осмотре на документах обнаружены следы плесени п241Правил документы по личному составу в беспорядочном состоянии п235Правил работа по картонированию архивных документов не ведется часть документов по личному составу хранятся в бумажных коробках и на стеллаж другая часть документов по личному составу а также бухгалтерские документы годовые отчеты балансы карточкисправки по заработной плате хранятся в кабинетах специалистов Министерства п235 Правил не ведется учет всех хранящихся в архиве Министерства документов включая документы постоянного срока хранения и по личному составу большая часть документов хранятся в кабинетах специалистов п31 Правил не указан архивный шифр на архивных документах номер и наименование дела п34 Правил

Нарушенный правовой акт:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правилами организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации утвержденного приказом Росархива от 11031997 г 11

Выданные предписания:

• ПРЕДПИСАНИЕ 3Об устранении выявленных нарушений1Архивохранилище не имеет естественную вентиляцию обеспечивающую циркуляцию воздуха нарушен температурновлажностный режим Раздел 2Пункт 219Рекомендуем перевести документы из цокольного помещения в кабинет с естественной вентиляцией 2Дверь в архивохранилища деревянная и не опечатываетсяРаздел 2пункт 220Установить металлическую дверь и опечатывать в конце рабочего дня3Санитарногигиенический режим хранения в помещение архива не соблюдается не проводится систематические влажные уборки и обеспыливание документов полок стеллажей архивохранилище Раздел 2пункт 227Производить влажную уборку помещения и обеспыливание документов4Документы постоянного хранения размещены на стеллажах без коробов и связок картонирование архивных документов не ведетсяРаздел 2пункт 235Все документы упорядочить и сдать в архив министерства в упорядоченном виде ответственному за архив приобрести короба для документов постоянного срока хранения документы по личному составу разложить согласно шифрам и номерам дел указанных в описях5Стеллажи и полки не пронумерованыРаздел 2 пункт 236Пронумеровать стеллажи и полки6Для определения места хранения документов в архивохранилище на стеллажах отсутствуют топографические указателиРаздел 2пункт 237В целях определения места хранения документов в архивохранилище составить топографический указатель7Не ведется учет всех документов включая документы постоянного срока хранения и по личному составу часть документов хранятся в шкафах у специалистов министерстваРаздел 3пункт 31Провести проверку наличия дел и представить описи в уполномоченный орган в сфере архивного дела8На архивных документах не указан архивный шифр и номер делаРаздел 3пункт 34Проверить наличие дел по описи9Не проведена экспертиза ценности документов и не представлены описи документовРаздел 4п 43ПравилПровести экспертизу ценности документов и представить описи в уполномоченный орган в сфере архивного дела 10Не согласованы с уполномоченным органом в сфере архивного дела номенклатура дел на 2021 гРаздел 4 пункт418номенклатуру дел согласовать с уполномоченным органом сфере архивного дела11 Выборочная проверка фактического наличия дел показала что хранящихся в министерстве документах постоянного срока хранения и по личному составу не указаны наименование организации и ее непосредственная подчиненность наименование структурного подразделения индекс дела заголовок дела крайние даты количество листов сроки хранения архивный шифрРаздел 4пункт 425Проверить все дела и внести изменения и дополнения согласно Правилам