Причина проверки:

Региональный государственный контроль за соблюдением архивного законодательства на территории Псковской области Проверка соблюдения ОМСУ вопросов формирования и содержания муниципального архива включая хранение архивных фондов поселений п 16 ч 1 ст 15 ст 77 Федерального закона от 06102003 131ФЗ ст 16 Федерального закона от 22102004 125ФЗ ст 9 Закона Псковской области от 13012006 524ОЗ

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (9 шт.):

• Не соблюдаются охранный и противопожарный режимы архивохранилище 5 не оснащено средствами охраннопожарной сигнализации не осуществляется опечатывание архивохранилищ и помещения архивного отдела
• Не соблюдаются требования к архивохранилищам 3 4 5 деревянная дверь стены покрыты бумажными обоями в хранилищах 4 и 5 открытые люстры
• В архивохранилищах используются деревянные стеллажи не обработанные огнезащитным составом
• Не выполняются требования к оформлению и ведению обязательных учетных документов в делах фондов частичная нумерация и заполнение внутренней описи отсутствуют исторические справки в книге учета поступлении в реестре описей не составляются ежегодные итоговые записи на 1 января не своевременно вносятся сведения в листы фондов
• Не соблюдаются сроки проведения плановой цикличной проверки наличия архивных документов один раз в 10 лет
• В актах приемапередачи документов отсутствует отметка о внесении в учетные документы
• В архиве имеются документы не поставленные на учет СПК «Гигант» по которым выдаются архивные справки
• Несоответствие данных паспорта архива фактическим показателям в структурных подразделениях имеются документы которые не включены в описи дел и не учтены в паспорте
• Наличие неописанных документов в структурных подразделениях имеются документы которые не включены в описи дел

Нарушенный правовой акт:

• п 51 п 57 п 58 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• ч 1 ст 15 Федерального закона от 22 октября 2004 г 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п 33 п 519 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• п 41 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• п 232 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• п 102 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• п 217 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• п 211 п 221 п 222 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• ч 1 ст 19 Федерального закона Российской Федерации от 22102004 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п 31 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г 526 зарегистрированным в Минюсте России 7 сентября 2015 г
• п 419 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г 526 зарегистрированным в Минюсте России 7 сентября 2015 г
• Федеральный закон от 22102004 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 26122008 294ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля надзора и муниципального контроля»
• Федеральный закон от 06102003 131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»
• Приказ Росархива от 11031997 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»
• Приказ Росархива от 02032020 24 «Об утверждении Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях»
• Приказ Минкультуры России от 31032015 526 «Об утверждении правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях»
• Закон Псковской области от 13012006 524ОЗ «Об архивном деле в Псковской области»
• Постановление Администрации Псковской области от 17082009 308 «Об утверждении Положения о Комитете юстиции Псковской области»
• Положение о порядке организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением архивного законодательства на территории Псковской области утвержденное постановлением Администрации области от 29122017 548
• Административный регламент исполнения Комитетом юстиции Псковской области государственной функции «Организация и осуществление регионального государственного контроля за соблюдением архивного законодательства на территории Псковской области» утвержденный приказом Комитета юстиции Псковской области от 26122019 187ОД

Выданные предписания:

• Не соблюдаются охранный и противопожарный режимы архивохранилище 5 не оснащено средствами охраннопожарной сигнализации не осуществляется опечатывание архивохранилищ и помещения архивного отдела п 51 п 57 п 58 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• Не соблюдаются требования к архивохранилищам 3 4 5 деревянная дверь стены покрыты бумажными обоями в хранилищах 4 и 5 открытые люстры ч 1 ст 15 Федерального закона от 22 октября 2004 г 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п 33 п 519 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• В архивохранилищах используются деревянные стеллажи не обработанные огнезащитным составом п 41 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• Не выполняются требования к оформлению и ведению обязательных учетных документов в делах фондов частичная нумерация и заполнение внутренней описи отсутствуют исторические справки в книге учета поступлении в реестре описей не составляются ежегодные итоговые записи на 1 января не своевременно вносятся сведения в листы фондов п 232 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г Срок устранения нарушения с момента получения предписания информацию представить 15122021
• Не соблюдаются сроки проведения плановой цикличной проверки наличия архивных документов один раз в 10 лет п 102 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г Срок устранения нарушения с момента получения предписания информацию представить 15122021
• В актах приемапередачи документов отсутствует отметка о внесении в учетные документы п 217 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г Срок устранения нарушения с момента получения предписания информацию представить 15122021
• В архиве имеются документы не поставленные на учет СПК «Гигант» по которым выдаются архивные справки п 211 п 221 п 222 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г 24 зарегистрированным в Минюсте России 20 мая 2020 г
• Несоответствие данных паспорта архива фактическим показателям в структурных подразделениях имеются документы которые не включены в описи дел и не учтены в паспорте ч 1 ст 19 Федерального закона Российской Федерации от 22102004 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п 31 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г 526 зарегистрированным в Минюсте России 7 сентября 2015 г
• Наличие неописанных документов в структурных подразделениях имеются документы которые не включены в описи дел п 419 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г 526 зарегистрированным в Минюсте России 7 сентября 2015 г