Причина проверки:

Целями настоящей проверки являются выявление и обеспечение устранения нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле установление отсутствия нарушений принятие мер по устранению нарушений причин и условий способствующих их совершению передача материалов в судебные органы для привлечение виновных лиц к административной ответственностиЗадачей настоящей проверки является контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Тамбовской областиПредметом настоящей проверки является соблюдение Подконтрольным лицом обязательных требований по обеспечению сохранности комплектованию государственному учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня окончания проведения последней плановой проверки юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (1 шт.):

• В п 3431 Положения об Отделе утвержденного постановлением администрации Пичаевского района от 15082012 612 в ред от 04122013 значится функция Отдела «рассматривает и согласовывает Положения об архивах экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству организаций»архивохранилище фактически объединено с рабочей зоной специалистовв хранилище имеется бытовой вывод водыведомости начисления заработной платы фондов совхозов «Питимский» «Липовский» «Рудовский» Расчетнокассового центра Центральной районной больницы а также документы постоянного хранения комитета по земельным реформам и землеустройству учтенные в описях согласованных экспертнопроверочной комиссией Управления архивного отдела области находятся в неудовлетворительном физическом состоянии запылены хранятся на полу и в шкафу без первичных средств хранения в беспорядочном состоянии без первичных средств хранения размещены на стеллаже документы по основной деятельности прокуратуры Пичаевского района за 1994 годполки стеллажей не пронумерованы пофондовые и постеллажные топографические указатели не созданырезультаты проверок наличия и состояния архивных документов не фиксируются в документахне обнаружен основной учетный документ книга учета поступлений документовлисты фондов с 2016 года до момента проверки не велисьзапись об изменении количества хранящихся документов в листе фонда 4 внесена на основании листа проверкирабочие экземпляры описей всех фондов не упорядочены не сформированы в дела хранятся общей массой в отдельной папке страховые экземпляры описей не обнаруженысводные итоговые записи к описям не составляютсясостав документов в делах фондов не соответствует требованиям Правилсверх установленного временного срока хранения хранится управленческая документация постоянного хранения в администрации районадоговоры о сотрудничестве в сфере архивного дела с организациями негосударственной формы собственности источниками комплектования Отдела администрацией района не заключены

Нарушенный правовой акт:

• Об архивном деле в Российской Федерации
• пп 32 33 44 63 65 84 104 232 233 242 243 261 262 263 292 351 381 411 413 553 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Росархива 02032020 24
• Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации

Выданные предписания:

• в срок до 31102021 отредактировать п 3431 положения от отделе культуры и архивного дела администрации Пичаевского района далее Отдел утвержденного постановлением администрации Пичаевского района далее администрация от 15082012 612 в ред от 04122013 в соответствии с требованиями п 381 Правил и обеспечить его исполнениев срок до 01062022 изолировать предназначенное для хранения архивных документов помещение в приспособленном под архив здании должны быть от остальных его помещений огнеупорными стенами и перекрытиями в соответствии с требованиями пп32 33 Правилв срок до 31102021 удалить из архивохранилища бытовой вывод воды в соответствии с требованиями п 33 Правилв срок до 01012022 систематизировать поместить в первичные средства хранения разместить на стеллажах ведомости начисления заработной платы фондов совхозов «Питимский» «Липовский» «Рудовский» Расчетнокассового центра Центральной районной больницы а также документы постоянного хранения комитета по земельным реформам и землеустройству документы по основной деятельности прокуратуры Пичаевского района в соответствии с требованиями пп 63 65 Правилв срок до 01012022 пронумеровать полки стеллажей в архивохранилище создать пофондовые и постеллажные топографические указатели в соответствии с требованиями пп пп44 84 Правилв срок до 01012022 зафиксировать в документах результаты проведенных проверок налиичия архивных документов в соответствии с требованиями п104 Правилнемедленно произвести розыск основного учетного документа книги учета поступлений внести в нее сведения о поступлении в Отдел архивных документов с момента прекращения ведения документа в соответствии с требованиями пп232 262 Правилв срок до 01072022 внести предусмотренную формой информацию в листы фондов в соответствии с требованиями пп261 262 Правилв срок до 01012021 произвести розыск страховых экземпляров описей упорядочить экземпляры описей в соответствии с требованиями пп 242 411 Правилв срок до 01072022 составить итоговые записи к описям в соответствии с требованиями п 411 Правилв срок до 01012022 составить описи всех хранящихся в Отделе фотодокументов и представить их на утверждение экспертнопроверочной комиссии управления культуры и архивного дела области в соответствии с требованиями пп233 292 Правилв срок до 01012022 переформировать и упорядочить дела фондов в соответствии с требованиями пп243 263 413 553 Правилв срок до 01012023 провести упорядочение и передачу в Отдел документов постоянного хранения с истекшим сроком временного хранения образовавшихся в деятельности администрации Пичаевского района финансовом отделе администрации района МУ служба единого заказчика «Пичаево» в соответствии с требованиями п 3 ст22 Федерального законав срок до 31122021 администрации района заключить договоры о сотрудничестве в сфере архивного дела с предприятиями частной формы собственности являющимися источниками комплектования Отдела в соответствии с требованиями п 7 ст6 Федерального закона п351 Правил